Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Le richieste relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti possono essere inviate a: hello@cuadrogroup.com

2. Dati personali trattati

CUADRO S.r.l. potrà trattare le seguenti categorie di dati:

• nome e cognome;
• indirizzo email;
• numero di telefono;
• professione, ruolo, settore, progetto, azienda o attività principale;
• link a profili social, siti, portfolio o altri contenuti indicati volontariamente;
• informazioni relative agli obiettivi, alle aspirazioni e alle motivazioni del candidato;
• fascia di investimento indicata;
• informazioni fornite nel corso di eventuali comunicazioni, call o colloqui;
• dati relativi alla valutazione e all’esito della candidatura;
• data e ora di compilazione del form;
• versione dell’informativa resa disponibile al momento della compilazione;
• dati associati all’utilizzo di WhatsApp, come numero di telefono, nome, immagine e altre informazioni del profilo, secondo le impostazioni scelte dall’utente;
• messaggi e contenuti eventualmente condivisi nel gruppo WhatsApp.

I link a siti, portfolio e profili online saranno consultati esclusivamente nella misura necessaria a valutare la candidatura.

3. Finalità e basi giuridiche

3.1 Gestione e valutazione della candidatura

I dati saranno trattati per:

• ricevere e registrare la candidatura;
• comprendere il profilo professionale, progettuale e gli obiettivi dichiarati dal candidato;
• analizzare gli obiettivi e le motivazioni dichiarate;
• verificare la coerenza della candidatura con le caratteristiche del percorso;
• effettuare una valutazione preliminare;
• richiedere chiarimenti o informazioni aggiuntive;
• organizzare eventuali call o colloqui conoscitivi;
• comunicare l’esito della selezione;
• gestire l’eventuale ammissione al percorso.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

3.2 Comunicazioni relative alla candidatura e al percorso

L’indirizzo email e il numero di telefono potranno essere utilizzati per:

• confermare la ricezione della candidatura;
• inviare il link di accesso al gruppo WhatsApp;
• richiedere eventuali approfondimenti;
• fornire informazioni sul percorso;
• comunicare aggiornamenti relativi alla procedura;
• organizzare call o colloqui;
• comunicare l’esito della selezione;
• gestire le attività successive all’eventuale ammissione.

Le comunicazioni potranno avvenire tramite email, telefono o WhatsApp.

La base giuridica è l’esecuzione delle misure precontrattuali richieste dall’interessato e, in caso di ammissione, l’esecuzione del rapporto con il partecipante.

I recapiti non saranno utilizzati per promuovere prodotti, corsi, servizi o iniziative differenti da quelli per cui è stata presentata la candidatura, salvo che venga richiesta e ottenuta una distinta base giuridica prevista dalla normativa.

3.3 Accesso e partecipazione al gruppo WhatsApp

La procedura informativa e di selezione prevede l’accesso a un gruppo WhatsApp dedicato.

Il gruppo sarà utilizzato per condividere:

• informazioni sul percorso;
• aggiornamenti sulla procedura;
• scadenze;
• indicazioni operative;
• comunicazioni organizzative;
• eventuali materiali o contenuti collegati al progetto.

L’accesso al gruppo costituisce una modalità essenziale della procedura, poiché attraverso tale canale vengono svolte le comunicazioni e le attività necessarie per partecipare alla fase informativa e di selezione.

Entrando nel gruppo WhatsApp:

• il numero di telefono del partecipante sarà visibile agli amministratori e agli altri membri;
• il nome, l’immagine e le altre informazioni del profilo potranno risultare visibili in base alle impostazioni dell’account;
• i messaggi e i contenuti condivisi nel gruppo saranno visibili agli altri partecipanti;
• gli altri membri potranno tecnicamente visualizzare e salvare il numero di telefono.

La base giuridica è l’esecuzione delle misure precontrattuali richieste dal candidato e, successivamente all’eventuale ammissione, l’esecuzione del rapporto con il partecipante, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

CUADRO fornirà al candidato un link attraverso il quale effettuare personalmente l’accesso al gruppo.

Il partecipante può uscire dal gruppo in qualsiasi momento. L’uscita comporterà l’impossibilità di proseguire nelle attività gestite esclusivamente attraverso tale canale.

L’uscita dal gruppo non determina automaticamente la cancellazione:

• dei messaggi già inviati;
• delle informazioni già visualizzate dagli altri partecipanti;
• dei dati eventualmente salvati autonomamente dagli altri membri;
• dei dati ancora necessari a CUADRO per altre finalità legittime.

I partecipanti non sono autorizzati a utilizzare i numeri e le informazioni degli altri membri per finalità personali, promozionali o commerciali estranee al percorso.

Eventuali comportamenti contrari alle regole del gruppo potranno comportare la rimozione del partecipante.

3.4 Utilizzo di strumenti informatici e di intelligenza artificiale

Le candidature potranno essere organizzate e analizzate con il supporto di strumenti informatici o di intelligenza artificiale.

Tali strumenti potranno essere utilizzati per:

• organizzare le informazioni ricevute;
• verificare la completezza delle risposte;
• sintetizzare le candidature;
• classificare preliminarmente i profili;
• evidenziare obiettivi e motivazioni;
• evidenziare la coerenza con le caratteristiche del percorso;
• considerare la fascia di investimento indicata;
• supportare le persone incaricate della selezione.

I criteri considerati potranno comprendere:

• chiarezza e concretezza dell’obiettivo;
• motivazione del candidato;
• coerenza tra il profilo e il percorso;
• completezza delle informazioni fornite;
• disponibilità a partecipare alle attività previste;
• fascia di investimento indicata.

Gli strumenti informatici e di intelligenza artificiale avranno esclusivamente una funzione di supporto.

La base giuridica è l’esecuzione delle misure precontrattuali richieste dal candidato.

3.5 Adempimento degli obblighi di legge e tutela dei diritti

I dati potranno essere trattati anche per:

• adempiere a obblighi normativi;
• rispondere alle richieste delle autorità competenti;
• prevenire comportamenti illeciti o abusi;
• gestire eventuali reclami e contestazioni;
• accertare, esercitare o difendere un diritto di CUADRO.

Le basi giuridiche sono l’adempimento di un obbligo legale e il legittimo interesse di CUADRO alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere c) e f), del GDPR.

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nel form è necessario per presentare e valutare la candidatura.

Il mancato conferimento di tali dati impedisce di completare la procedura.

Il conferimento del link a siti, portfolio o profili social è facoltativo.

L’accesso al gruppo WhatsApp costituisce una modalità essenziale della procedura. La mancata adesione o la successiva uscita dal gruppo impediscono di proseguire nelle attività gestite esclusivamente attraverso tale canale.

Non viene richiesto alcun consenso per finalità promozionali estranee al percorso.

5. Modalità del trattamento

I dati saranno trattati con strumenti elettronici e, quando necessario, manuali, nel rispetto dei principi di:

• liceità;
• correttezza;
• trasparenza;
• minimizzazione;
• esattezza;
• limitazione delle finalità;
• limitazione della conservazione;
• integrità e riservatezza.

Il trattamento sarà effettuato esclusivamente da persone autorizzate e nella misura necessaria allo svolgimento delle attività descritte nella presente informativa.

6. Destinatari dei dati

I dati potranno essere trattati o comunicati a:

• dipendenti e collaboratori autorizzati di CUADRO;
• coach, docenti, consulenti e professionisti coinvolti nella selezione e nell’organizzazione del percorso;
• fornitori della piattaforma utilizzata per il form;
• fornitori di servizi cloud, hosting e archiviazione;
• fornitori di posta elettronica e sistemi di comunicazione;
• fornitori di CRM e strumenti di automazione;
• fornitori di strumenti informatici o di intelligenza artificiale;
• fornitori di piattaforme per call e videoconferenze;
• consulenti legali, fiscali, amministrativi e informatici;
• WhatsApp Ireland Limited e gli altri soggetti coinvolti nella fornitura del servizio WhatsApp;
• amministratori e partecipanti del gruppo WhatsApp, limitatamente ai dati resi visibili attraverso il gruppo;
• autorità e organismi pubblici, nei casi previsti dalla legge.

I fornitori che trattano i dati per conto di CUADRO saranno nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR, quando richiesto.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a hello@cuadrogroup.com.

7. Utilizzo di WhatsApp

WhatsApp è un servizio esterno rispetto a CUADRO.

Il trattamento dei dati effettuato direttamente dal fornitore di WhatsApp è disciplinato dalle condizioni e dall’informativa privacy applicabili al relativo servizio.

Prima di entrare nel gruppo, il candidato è invitato a verificare le impostazioni di privacy e visibilità del proprio account WhatsApp.

CUADRO non è responsabile delle impostazioni personali scelte dall’utente, ma adotta misure organizzative per limitare l’utilizzo dei dati dei partecipanti a quanto necessario per le finalità del gruppo.

8. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati da CUADRO potrebbero trattare i dati personali o renderli accessibili da Paesi esterni allo Spazio economico europeo.

Gli eventuali trasferimenti saranno effettuati nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base, a seconda dei casi:

• di una decisione di adeguatezza della Commissione europea;
• delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea;
• di eventuali garanzie supplementari;
• di altre condizioni previste dalla normativa applicabile.

Ulteriori informazioni sulle garanzie adottate possono essere richieste scrivendo a hello@cuadrogroup.com.

9. Periodi di conservazione

I dati saranno conservati per periodi differenti in base alla finalità del trattamento.

Candidati non selezionati

I dati relativi ai candidati non selezionati saranno conservati per un massimo di 6 mesi dalla comunicazione dell’esito della selezione e successivamente cancellati o anonimizzati.

Potranno essere conservati più a lungo soltanto quando ciò sia necessario per gestire una contestazione, adempiere a un obbligo di legge o tutelare un diritto di CUADRO.

Candidati selezionati e partecipanti

I dati necessari alla gestione dell’ammissione e della partecipazione saranno conservati per tutta la durata del rapporto.

Al termine del rapporto, saranno conservati esclusivamente i dati necessari per adempiere agli obblighi amministrativi, contabili, fiscali e contrattuali, per i periodi previsti dalla normativa applicabile.

I dati non più necessari a tali finalità saranno cancellati o anonimizzati.

Dati relativi al gruppo WhatsApp

I dati trattati direttamente da CUADRO per la gestione del gruppo saranno conservati fino alla prima delle seguenti circostanze:

• uscita dell’interessato dal gruppo;
• chiusura del gruppo;
• conclusione delle attività per le quali il gruppo è stato creato.

L’uscita dal gruppo non comporta la cancellazione automatica dei messaggi già inviati o delle informazioni eventualmente salvate nei dispositivi degli altri partecipanti, secondo il funzionamento del servizio WhatsApp.

Documentazione della candidatura e dell’informativa

La data di compilazione del form, la versione dell’informativa resa disponibile e le informazioni necessarie a dimostrare la corretta gestione della candidatura potranno essere conservate per il periodo strettamente necessario a rispettare gli obblighi normativi e a gestire eventuali contestazioni, comunque non oltre i termini di prescrizione applicabili.

Alla scadenza dei rispettivi periodi, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente quando previsto da un obbligo di legge.

10. Decisioni automatizzate

CUADRO non sottopone i candidati a decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato.

Eventuali sintesi, classificazioni, punteggi o indicazioni prodotti da strumenti informatici saranno sottoposti alla valutazione effettiva di una persona autorizzata.

11. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri dati;
• accedere ai propri dati personali;
• richiedere la rettifica dei dati inesatti;
• richiedere l’integrazione dei dati incompleti;
• richiedere la cancellazione dei dati;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, quando applicabile;
• ricevere in formato strutturato i dati forniti e richiederne la trasmissione a un altro titolare, quando applicabile;
• conoscere i destinatari ai quali i dati sono stati comunicati;
• ricevere informazioni sull’eventuale utilizzo di strumenti automatizzati;
• presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali;
• rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

Le richieste possono essere inviate a: hello@cuadrogroup.com

CUADRO risponderà nei termini previsti dalla normativa.

12. Reclamo al Garante

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, fatto salvo il diritto di rivolgersi all’autorità giudiziaria.

13. Modifiche dell’informativa

CUADRO potrà aggiornare la presente informativa in caso di modifiche normative, organizzative o tecnologiche o in caso di cambiamenti nelle modalità di trattamento.

La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso il form, la landing page o gli altri canali utilizzati per il progetto.